Leitlinien für RepoWest

1. Allgemeine Beschreibung des Dienstes und seiner Leistungen

RepoWest ist ein Dienst zur elektronischen Veröffentlichung vornehmlich wissenschaftlicher Werke, die im personellen, institutionellen oder thematischen Bezug zur Fachhochschule Westküste (FHW) stehen.

RepoWest wird von der FHW Hochschulbibliothek organisatorisch betrieben und kostenfrei zur Verfügung gestellt. RepoWest wird von der Universitätsbibliothek Kiel (UB Kiel) technisch betrieben. Die Betreiber sind bestrebt, die auf RepoWest abgelegten Werke dauerhaft zu speichern, in Inhalt und Form zu erhalten, sowie sie über das Internet und gängige Nachweisinstrumente (Suchmaschinen, Bibliothekskataloge etc.) weltweit orts- und zeitunabhängig sichtbar, frei zugänglich und möglichst frei nutzbar zu machen (Open Access).

Voraussetzung dafür ist die sorgfältige Erschließung der Werke nach aktuellen Standards, die Einsatz eindeutiger Identifikatoren sowie der transparente Ausweis der urheber- und lizenzrechtlichen Bedingungen der eingestellten Werke. Der Service, seine Schnittstellen und die eingesetzte Software orientieren sich an fachlichen Empfehlungen und Richtlinien (inter-)nationaler Projekte und Initiativen zum Betrieb institutioneller Publikationsserver (z.B. DINI, OpenAIRE).

2. Nutzungsspektrum und -kriterien

RepoWest ist ein Dienst zur dauerhaften öffentlichen Bereitstellung von Werken, die von oder unter Mitwirkung von Mitgliedern und Angehörigen der FHW angefertigt wurden.

Die eingestellten Werke müssen den allgemeinen und disziplinspezifischen Prinzipien wissenschaftlicher Arbeit genügen.

Bei den Werken kann es sich sowohl um Erst- als auch um Zweitveröffentlichungen z.B. zum Zwecke der Selbstarchivierung von bereits andernorts publizierten Arbeiten handeln. Die eingestellten Werke sollten einen formal möglichst geschlossenen Beitrag zur wissenschaftlichen Kommunikation darstellen. Mit Blick auf den Betrieb von RepoWest sowie das Ziel der nachhaltigen Vorhaltung werden gängige plattformunabhängige und offene Standardformate bevorzugt. Außerdem dürfen auf dem Server gespeicherten Dateien weder passwortgeschützt noch anderweitig nutzungsbeschränkt sein, etwa durch Digital Rights Management-Maßnahmen.

Die Werke mitsamt ihren Erschließungs- und Beschreibungsdaten (Metadaten) inklusive Abstracts werden bei RepoWest in der Regel von den Nutzerinnen und Nutzern selbst eingestellt. Dadurch entsteht jedoch kein Recht auf Veröffentlichung. Alle Werke durchlaufen vor der eigentlichen Publikation einen formalen Review-Prozess. Die FHW Hochschulbibliothek behält sich hierbei vor, die Veröffentlichung von Werken, die nicht die notwendigen rechtlichen oder technisch-formalen bzw. inhaltlichen Voraussetzungen erfüllen, abzulehnen. Vor der Veröffentlichung ist außerdem ein schriftlicher Vertrag (s. 3.3) mit dem Dienstbetreiber zu schließen, in dem die Urheberinnen und Urheber der FHW Hochschulbibliothek u. a. die erforderlichen Nutzungsrechte einräumen.

3. Rechtliche Rahmenbedingungen

3.1. Erstveröffentlichung

Die Urheberinnen und Urheber versichern dem Dienstbetreiber gegenüber, dass ihr eingestelltes Werk keine Rechte Dritter verletzt. Im Falle genutzter Fremdmaterialien (z.B. Bilder) und potenziellen Miturheberinnen und Miturhebern oder anderen Beteiligten (z.B. Herausgeberinnen/Herausgebern, Gutachterinnen/Gutachtern, Prüferinnen/Prüfern) sind die Nutzerinnen und Nutzer verpflichtet, das Einverständnis zur Veröffentlichung einzuholen. Die vertragliche Versicherung (s. 3.3.) kann allerdings von den Nutzerinnen und Nutzern stellvertretend für alle rechtlich Beteiligten abgegeben werden.

3.2. Zweitveröffentlichung

Über die unter 3.1. beschriebene Verpflichtung hinaus, sind bei Zweitveröffentlichungen die bereits anderweitig bestehenden vertraglichen Vereinbarungen (inkl. Lizenzbedingungen) zu beachten. Ggf. haben die Nutzerinnen und Nutzer bei Zweitveröffentlichungen im Vorfeld die Berechtigung gegenüber dem Dienstbetreiber anzuzeigen (z.B. durch eine schriftliche Erlaubnis des erstveröffentlichenden Verlags, der erstveröffentlichenden Zeitschrift o. ä.).

3.3. Übergreifendes

Die Urheberinnen und Urheber sind verpflichtet, im Vorfeld der Publikation einen schriftlichen Veröffentlichungsvertrag mit dem Dienstbetreiber zu schließen. In diesem räumen sie u. a. die einfachen Nutzungsrechte zur elektronischen Speicherung und öffentlichen Zugänglichmachung des eingestellten Werks inklusive seiner Erschließungs-, Beschreibungsdaten (Metadaten) und Abstracts ein. Außerdem stimmen die Urheberinnen und Urheber der Weitergabe an Dritte zum Zwecke der Langzeitarchivierung und elektronischen Pflichtabgabe zu. Im Hinblick auf die langfristige Sicherung und Vorhaltung der Werke berechtigen die Urheberinnen und Urheber den Dienstbetreiber ferner, ggf. Kopien der Werke zu erstellen und notwendige Datenmigrationen (z.B. Konvertierung des Ursprungsformats in andere elektronische Formate) vorzunehmen. Von diesen Punkten abgesehen, belässt die FHW Hochschulbibliothek den Urheberinnen und Urhebern alle Rechte zur freien Weiterverwendung ihrer Werke.

Der Gebrauch sämtlicher bei RepoWest eingestellten Werke unterliegt den Bestimmungen des deutschen Urheberrechtsgesetzes, ggf. erweitert durch speziell ausgewiesene Lizenzen (s. 6). Metadaten werden unter der CC0 1.0-Lizenz zur Verfügung gestellt.

4. Sicherung und Verfügbarkeit eingestellter Werk

RepoWest ist auf Langzeitarchivierung ausgerichtet. Das heißt, es wird garantiert, dass sämtliche eingestellten Dokumente mindestens fünf Jahre verfügbar gehalten werden. Angestrebt wird aber, die Bewahrung im Rahmen der spezifischen formatbedingten Möglichkeiten dauerhaft zu gewährleisten.

Der nachhaltig stabile Betrieb von RepoWest und die Sicherung der Werke wird durch folgende Maßnahmen unterstützt:

  1. RepoWest ist in das Sicherungskonzept des Rechenzentrums der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) eingebunden.
  2. Die UB Kiel übergibt alle in RepoWest gespeicherten Werke an die Deutsche Nationalbibliothek (DNB). Hierdurch wird eine weitere dauerhafte Archivierung gewährleistet.
  3. Der Dienstbetreiber ist bestrebt, den Anforderungen externer Institutionen an die digitale Archivierung gerecht zu werden und dies durch Audits sowie das Erlangen entsprechender Zertifikate nachzuweisen.

Zur langfristigen Referenzierung der eingestellten Werke nutzt der Dienst bewährte Instrumente, die a) direkten Online-Zugriff auf die jeweiligen Ressourcen und b) deren Zitationsfähigkeit sicherstellen. Für die persistente Identifizierung von Dokumenten werden aktuell folgende Mittel eingesetzt:

  • Uniform Resource Name (URN): wird bei Einstellung des Werks bei RepoWest automatisch vergeben
  • International Standard Book Number (ISBN): wird – falls vorhanden – übernommen
  • International Standard Serial Number (ISSN): wird – falls vorhanden – übernommen

Ferner kommen zur Identifizierung von Autorinnen/Autoren, Herausgeberinnen/Herausgebern oder anderer an den Werken beteiligter Personen ggf. folgende Instrumente zum Einsatz:

  • Identifier der Open Researcher Contributor Identification Initiative (ORCID iD): muss von den Nutzerinnen und Nutzern selbst registriert werden

Aus Gründen der Zitierfähigkeit und Archivierung der Werke (Authentizität), ist jegliche Veränderung der Publikationen nach dem Zeitpunkt der Veröffentlichung bei RepoWest ausgeschlossen. Im Einvernehmen mit dem Dienstbetreiber kann die Autorin/der Autor bzw. die Herausgeberin/der Herausgeber jedoch auf der Ebene der Metadaten und Abstracts nachträglich ergänzende Anmerkungen zum Werk einbringen lassen, sofern sie für seine Einordnung im wissenschaftlichen Kontext von Bedeutung sind. Hierzu gehören z.B. Hinweise auf eine überarbeitete Neuausgabe oder Errata. Außerdem können neue Versionen von Werken wiederum bei RepoWest eingestellt werden. Sie gelten dann aber als neue Publikationen und sind neu aufzunehmen/anzulegen.

Die nachträgliche Herausnahme bei RepoWest publizierter Werke aus der öffentlichen Sicht- und Nutzbarkeit erfolgt nur aus urheber- oder prüfungsrechtlichen Gründen und auf schriftlichen Antrag an die FHW Hochschulbibliothek. Im Falle von akademischen Qualifikationsschriften geschieht dies immer unter Einbeziehung der jeweils prüfungsrechtlich zuständigen Einrichtung (z.B. Promotionsausschuss). Bei diesem Prozess ist zu beachten, dass

  1. die ursprünglich veröffentlichte Datei des Werks in einem nicht öffentlich zugänglichen Zustand zu Archivzwecken erhalten wird
  2. der Metadatensatz des Werks auf RepoWest öffentlich sichtbar erhalten bleibt und mit einem Vermerk zur Herausnahme des Werks aus der öffentlichen Sichtbarkeit und Nutzbarkeit versehen wird
  3. die UB Kiel einen Antrag an die DNB stellt, dass auf das Werk auch dort nicht mehr frei zugegriffen werden kann
  4. das Werk durch seine bereits erfolgte öffentliche Bereitstellung mittels internationaler Datennetze schon vielfach heruntergeladen und weiterverbreitet worden sein kann.

5. Technischer Betrieb und Umsetzungsinstrumente

RepoWest basiert auf dem Open-Source-Repository-Framework MyCoRe.

Das Repositorium verfügt über eine OAI-PMH-Schnittstelle, über die die in RepoWest erfassten Metadaten bereitgestellt werden, und einen DOI-basierten Mechanismus zum Abruf und Import bibliografischer Metadaten. Ferner liefert der Dienst die Lizenzbedingungen der eingestellten Werke in maschinen- und menschenlesbarer Form aus und arbeitet zur Sicherung ihrer Integrität mit MD5-Prüfsummen.